1. Rekisterinpitäjä ja asiakasrekisteriasioista vastaava henkilö

Frameda Oy, y-tunnus: 2634753-9
Rekisteriasioista vastaava henkilö: Johanna Kananen
Sorvaajankatu 15, 00880 HELSINKI
Puh. +358 10 574 2700, asiakaspalvelu@k18hair.fi
Yhteydenotot rekisteriasioihin liittyen pyydämme osoittamaan asiakaspalveluumme:
Asiakaspalvelu on avoinna ma–pe klo 8–16
Puh. +358 10 574 2700, asiakaspalvelu@k18hair.fi

2. Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI

• Frameda Oy (K18Hair Finland): www.k18hair.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
• Frameda Oy (K18Hair Finland): asiakas-, asiointi-, tilaaja- ja kilpailuosallistujarekisterit
• Frameda Oy (K18Hair Finland): www.k18hair.fi,
• Frameda Oy www.k18hair.fi -verkkokaupan tilaaja- ja asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöön paneminen, suoramarkkinointia ja kanta-asiakasohjelmaa koskeva asiakkaan suostumus tai lakisääteiset velvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen asiakkaiden vaivattomamman ostokokemuksen näkökulmasta
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
• asiakassuhteemme hoitaminen (ml. Chat-asiakaspalvelu)
• tapahtumien (ml. kilpailut ja arvonnat) järjestäminen
• asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja segmentointi
• sähköinen ja suoramarkkinointi
• mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa
• lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolain vaatimukset aineiston säilytyksestä. 

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää asiakkaan verkkosivuilla (lueteltu kohdassa 3) luovuttamat tiedot. Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi*, syntymäaika, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana;
• rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
• mahdolliset markkinointikiellot ja/tai -suostumukset;
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot kuten aihealueluokittelut ja asiakkaan ostohistoria, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili sisältäen selaustiedot, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä asiakkaan itsensä vapaaehtoisesti syöttämät tiedot yrityksen järjestelmään ja maksupalvelu- ja tilitiedot.
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

*-merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyiltä itseltään asiakkaaksi rekisteröitymisen sekä asiointien yhteydessä, ei-rekisteröityneistä asiakkaista tuotteen toimittamiseksi sekä molemmista arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseksi edellytettäviä tietoja, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia yhteistyökumppaneita tietosuojalainsäädännön ohjeiden mukaisesti. Olemme esimerkiksi ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia yrityksiä alihankkijoina, jotka toteuttavat meille esimerkiksi kilpailuja. Tällöin edellytämme, että henkilötietojasi käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja saatetaan myös luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot on suojeltu asianmukaisin vaatimuksin. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopioihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, kuitenkin niin että säilytysaika on mahdollisimman lyhyt. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitolain mukaisesti asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen 6 vuoden ajan. Muiden tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioimme vuosittain. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli siihen on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin. 

9. Keneen voit olla yhteydessä?

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. K18hair.fi-verkkokauppaan voi asettaa suoramarkkinointikiellon myös Frameda Oy:n k18hair.fi-verkkosivuilla.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää Rekisteritietojen pyyntö -lomakkeella, joka on tulostettavissa tästä. Lomake toimitetaan täytettynä ja allekirjoitettuna osoitteeseen Tietopyynnöt Frameda Oy (K18Hair Finland), Sorvaajankatu 15, 00880 Helsinki. Tarkastuspyynnön voi myös toimittaa Rekisteritietojen pyyntö -lomakkeella mihin tahansa

Frameda Oy (K18Hair Finland) vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti. Otepyyntöihin vastaus lähetetään kirjattuna kirjeenä, jolloin posti tarkastaa vastaanottajan henkilöllisyyden vastaanottovaiheessa.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Frameda Oy (K18Hair Finland)
Tietosuoja- ja rekisteriseloste